Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Alle laufenden Tätigkeiten, die vor der Steuererklärung anfallen – Belege erfassen, Bankbuch führen, USt-Voranmeldung vorbereiten. Die Grundlage, auf der dein Steuerberater aufbaut.
Kurz erklärt
Vorbereitende Buchhaltung umfasst alle laufenden Tätigkeiten vor der Steuererklärung: Belege sortieren und erfassen, Bank- und Kassenbuch führen, Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten, monatliche Auswertungen erstellen. Sie ist die Grundlage, auf der der Steuerberater die Jahres-Erklärung aufbaut – darf aber von jedem Unternehmer oder Dienstleister gemacht werden, nicht nur vom Steuerberater.
Wer braucht vorbereitende Buchhaltung?
Jedes Unternehmen, das nicht der Kleinunternehmerregelung in ihrer einfachsten Form folgt, muss die laufenden Geschäftsvorfälle dokumentieren – das verlangt das HGB (Handelsgesetzbuch) und die Abgabenordnung. Besonders relevant ist vorbereitende Buchhaltung für Einzelunternehmer mit nennenswerten Belegmengen, Freiberufler ab einer gewissen Größe, kleine Teams und GmbHs. Wer keine eigene Buchhaltungs-Abteilung hat, lagert diese Vorarbeit aus – entweder direkt an den Steuerberater (teurer) oder an einen spezialisierten Backoffice-Service (günstiger).
Was gehört konkret dazu?
- Belege sortieren und digital erfassen
- Bank- und Kassenbuch laufend führen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten
- Monatliche Auswertungen (BWA, Summen- und Saldenliste)
- EÜR oder Bilanz für den Steuerberater vorbereiten
Vorbereitende vs. komplette Buchhaltung
Der Steuerberater darf alles tun – ein Backoffice-Service darf nur den vorbereitenden Teil übernehmen. In der Praxis ist die Aufteilung sinnvoll, weil Vorbereitung deutlich günstiger ist.
| Aspekt | Vorbereitende Buchhaltung | Komplette Buchhaltung (Steuerberater) |
|---|---|---|
| Wer darf es machen? | Jeder Unternehmer, jedes Backoffice | Nur Steuerberater (rechtlich) |
| Beratung gegenüber Finanzamt | Nein | Ja |
| Steuererklärung erstellen | Nein | Ja |
| Kostenmodell | Festes Monatspaket | Stundensatz |
| Typische Kosten / Monat | ab 150 € netto | 300–800 €+ je nach Aufwand |
Häufige Fragen
Darf ich vorbereitende Buchhaltung selber machen?
Ja. Anders als die Steuererklärung darf vorbereitende Buchhaltung jeder Unternehmer selbst übernehmen oder an einen externen Dienstleister auslagern – es gibt dafür keine Steuerberater-Pflicht. Wichtig ist nur, dass die Daten am Ende vollständig und nachvollziehbar an den Steuerberater übergeben werden können.
Brauche ich spezielle Software dafür?
Nicht zwingend. Es geht auch mit Excel oder einer einfachen Cloud-Software wie DATEV Unternehmen online, sevDesk oder lexoffice. Wichtig ist die DATEV-kompatible Übergabe an den Steuerberater – sonst hat dieser doppelten Aufwand.
Wie übergebe ich die vorbereitende Buchhaltung an meinen Steuerberater?
Am einfachsten über eine DATEV-Schnittstelle oder einen Daten-Export im CSV-/XBRL-Format. Die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV – wenn deine Buchhaltung in dieses Format passt, hat dein Steuerberater minimalen Mehraufwand und entsprechend niedrigere Rechnung.
Was kostet vorbereitende Buchhaltung in Düsseldorf?
Bei einem Backoffice-Service liegen die Kosten typisch zwischen 150 € und 300 € netto im Monat – abhängig vom Beleg-Volumen. Beim Steuerberater fallen dafür meist 80–150 € pro Stunde an, plus Telekommunikationspauschale.
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