Belege digitalisieren – GoBD-konform und sicher
Papier-Belege scannen, App-Fotos hochladen, Originale entsorgen – wenn der Prozess GoBD-konform ist, alles rechtens. Hier die Regeln im Klartext.
Kurz erklärt
Belege digitalisieren bedeutet: Papierrechnungen, Quittungen und Bons werden gescannt oder fotografiert und in einer GoBD-konformen Software gespeichert. Seit 2015 sind digitale Belege voll rechtsverbindlich – die Original-Papiere können in den meisten Fällen nach erfolgreicher Digitalisierung vernichtet werden.
So funktioniert es in der Praxis
- 1Beleg per Smartphone-App fotografieren oder Scanner einlesen
- 2Software erkennt Datum, Betrag, USt-Satz und Lieferant automatisch (OCR)
- 3Beleg wird kontiert und mit der Bankbuchung verknüpft
- 4GoBD-konforme Speicherung (unveränderbar, lückenlos, jederzeit auffindbar)
- 5Papier-Original kann nach erfolgreicher Digitalisierung vernichtet werden – mit wenigen Ausnahmen
Diese Belege musst du im Original behalten
Es gibt wenige Ausnahmen, bei denen das Papier-Original zwingend aufzubewahren ist:
- Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (Original aufbewahren)
- Zollanmeldungen und originale Zollbelege
- Urkunden, notarielle Beglaubigungen, Verträge mit Originalunterschrift
- Belege, die in Papierform vom Gesetzgeber zwingend gefordert sind
Häufige Fragen
Sind digital gespeicherte Belege rechtlich gültig?
Ja. Seit den GoBD-Regeln (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) von 2015 sind digitale Belege voll anerkannt, wenn die Speicherung GoBD-konform erfolgt: unveränderbar, lückenlos, vollständig, zeitgerecht und ordnungsmäßig.
Darf ich Papier-Belege nach dem Scannen wegwerfen?
In den meisten Fällen ja. Nach erfolgreicher Digitalisierung und GoBD-konformer Speicherung dürfen die Original-Papierbelege vernichtet werden – mit Ausnahme weniger Sondertypen wie Zollpapiere, notarielle Urkunden und Jahresabschlüsse.
Was bedeutet GoBD-konform?
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind die Regeln des Bundesfinanzministeriums für digitale Buchhaltung. Wichtigste Punkte: Belege dürfen nach Erfassung nicht mehr verändert werden, alle Änderungen müssen nachvollziehbar sein, jeder Beleg muss zu jeder Zeit auffindbar sein.
Welche Software ist GoBD-konform?
Alle gängigen Buchhaltungs-Tools für Unternehmer arbeiten GoBD-konform: DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk, Buchhaltungsbutler, Candis. Wichtig ist nicht nur die Software, sondern auch der dokumentierte Prozess („Verfahrensdokumentation").
Was mache ich mit alten Thermo-Kassenbons, die verblassen?
Genau dafür ist die Digitalisierung gemacht: Thermobons sofort nach Erhalt scannen oder fotografieren – idealerweise mit Belegerfassungs-App. Das Papier muss nach erfolgreicher GoBD-konformer Digitalisierung nicht weiter aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Generell 10 Jahre für Buchungsbelege (Rechnungen, Bankbelege, Kontoauszüge) und 6 Jahre für Geschäftskorrespondenz. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
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